Aktifitas Sales Person Pada Sales & Marketing Department

            Pada bab terdahulu telah dikemukakan beberapa hal yang menyangkut kegiatan Sales & Marketing Department selaku bagian yang menangani penjualan dan pemasaran suatu produk dalam hal ini adalah kamar. Hubungan yang terjadi kemudian ternyata tidak hanya melibatkan external guest dalam hal ini adalah tamu dari luar hotel yang sebelumnya tidak ada hubungannya dengan pihak hotel seperti tamu yang menginap dan booker-nya, melainkan juga terjalin hubungan dengan internal guest atau internal public dalam hal ini adalah karyawan hotel pada bagian di mana sehari-hari seorang sales selalu berhubungan dengan mereka antara lain : Front Office, Housekeeping, Accounting dan Reservation.

            Pada umumnya aktifitas sales person pada Sales & Marketing Department  sehari-hari di Aston Hotel Sudirman adalah :

1.      Sales Call

Merupakan kegiatan sales dalam berhubungan dan menjalin kerjasama dengan external guest dalam hal ini adalah booker-nya. Sales call ini perlu dilakukan agar klien tetap merasa diperlakukan istimewa walaupun pada saat ini tidak ada tamunya yang menginap di Aston Hotel. Kegiatan yang dilakukan biasanya dengan membawakan kue untuk klien tersebut atau mengundang makan siang di Porta Venezia Restaurant yang berada di Aston Hotel. Atau pada saat tamunya sedang banyak menginap di hotel, sales dapat memberikan gift certificate sebagai complimentary untuk booker tersebut.

2.      Sales Blitz

Merupakan kegiatan sales untuk mencari external guest yang baru yang belum menjadi klien hotel. Pada saat melakukan sales blitz bisa dengan perjanjian terlebih dahulu dengan klien yang bersangkutan atau datang langsung ke perusahaan tersebut dengan memberikan sales kit dan melakukan presentasi kilat tentang produk dari Aston Hotel kepada calon klien.

                

Standard Operating Procedures (S.O.P) – Sales Blitz / Visit

–          Sales harus sudah sampai di tempat tujuan 5 – 10 menit sebelum waktu yang sudah ditetapkan sesuai dengan perjanjian.

–          Penampilan harus rapih dan jangan lupa untuk tersenyum.

–          Percaya diri dengan tingkah laku yang baik.

–          Melakukan eye contact dan mendengarkan apa yang dibicarakan oleh klien dengan baik.

–          Proaktif dengan mengantisipasi apa yang dibutuhkan oleh klien.

–          Menggunakan tehnik bertanya dengan sopan dan santun.

–          Mengetahui terlebih dahulu siapa klien kita.

–          Sapalah klien kita dengan namanya pada saat melakukan pembicaraan.

–          Tidak menggunakan istilah hotel pada saat berbicara dengan klien (Pax, F&B)

–          Menggunakan nada suara yang jelas.

–          Fleksibel dengan semua permintaan tamu, hindari memberikan janji yang sulit untuk dipenuhi.

–          Jangan berargumentasi dengan klien kita.

–          Lebih banyak mendengarkan daripada berbicara.

–          Membuat catatan untuk semua permintaan tamu dan mengecek kembali kebenarannya.

–          Informasikan kepada klien langkah selanjutnya yang akan diambil.

 

3.      Telemarketing

Kegiatan yang dilakukan setelah sales blitz apabila kita tidak dapat bertemu dengan calon klien kita adalah melakukan pembicaraan lewat telepon (telemarketing). Di sini sales akan melakukan presentasi dan menayakan secara detail data-data mengenai calon klien tersebut.

 

Standard Operating Procedures (S.O.P) – Telephone Enquiry / Telemarketing.

–          Tersenyum ketika memulai pembicaraan. Klien akan merasakannya lewat suara kita.

–          Perkenalkan diri anda dan nama perusahaan (Aston Hotel).

–          Berikan penjelasan mengenai tujuan dari telepon anda.

–          Sapalah klien kita dengan menggunakan namanya pada saat pembicaraan.

–          Buatlah catatan mengenai isi pembicaraan.

–          Menginformasikan mengenai langkah yang akan diambil.

–          Berterima kasih kepada klien untuk waktu yang telah diberikannya.

–          Tidak menggunakan istilah hotel pada saat berbicara dengan tamu (Pax, F&B).

–          Apabila pembicaraan belum selesai, tanyakan kepada klien untuk datang ke hotel atau kita yang akan mengunjungi kantornya.

–          Mengumpulkan banyak informasi yang bisa di dapat dari klien kita, seperti apakah pernah menggunakan hotel sebelumnya, perusahaannya bergerak dalam bidang apa, tamunya berasal darimana dan sebagainya.

                

4.      Site Inspection.

Apabila tamu berkeinginan untuk melihat lokasi dan bentuk kamar di Aston Hotel, sales dapat menunjukkan dan mendampingi tamu tersebut. Biasanya sales akan mengajak tamu berkeliling lingkungan hotel untuk menunjukkan kepada tamu seluruh fasilitas dan semua tipe kamar yang terdapat di Aston Hotel.

 

Standard Operating Procedures (S.O.P) – Client Visit To The Hotel.

–          Undang klien untuk datang ke hotel dan melihat fasilitas yang ada. Fleksible dengan lokasi yang diinginkan klien untuk bertemu.

–          Persiapkan daftar menu, harga kamar, banquet, dan kunci sebelumnya.

–          Menugaskan salah seorang staf F&B untuk bertemu dengan tamu, sehingga apabila ada pertanyaan mengenai F&B dapat segera terjawab dan terselesaikan.

–          Apabila memungkinkan, sales sudah harus berada di lobby untuk menyambut kedatangan tamu.

–          Sambut kedatangan tamu dengan ramah dan jangan membiarkan tamu menunggu. Berikan business card, ucapan “Selamat siang, Bapak Hadi, Selamat datang di Aston Hotel, terimakasih untuk kedatangannya”.

–          Waktu menunggu untuk tamu tidak boleh lebih dari 10 menit pada saat dia sampai di hotel.

–          Seandainya tamu datang tanpa perjanjian terlebih dahulu, temui tamu tersebut dan informasikan padanya mengenai waktu dan jadwal untuknya di hari lain. Tawarkan minuman kepadanya apabila tamu harus menunggu.

–          Ajak tamu untuk makan atau minum di outlet F&B yang tersedia.

–          Pergunakan tehnik untuk mendengarkan.

–          Sapalah tamu dengan namanya pada saat pembicaraan berlangsung.

–          Bicarakan mengenai program, mendengarkan apa yang klien butuhkan dan memberikan solusinya. Fleksibel pada saat membicarakan harga, budget, dan tanggal reservasi.

–          Tawarkan klien untuk melihat program dari klien yang lain.

–          Persiapkan sales kit.

–          Sales kit harus berisi mengenai program dan fasilitas hotel yang terbaru serta dalam kondisi yang bagus.

–          Konfirmasikan dengan jelas semua yang sudah dibicarakan dan buatlah kesimpulan dari pembicaraan tersebut.

–          Merencanakan waktu untuk pertemuan selanjutnya.

–          Mengucapkan terima kasih kepada klien untuk kedatangannya dan pastikan bahwa dia puas atas kedatangannya.

–          Menindaklanjuti pertemuan dengan menelepon klien sesudah 3 hari dari kedatangannya.

–          Mempersiapkan 2 tipe kamar untuk diperlihatkan kepada tamu.

–           Kamar yang akan diperlihatkan (showing room) sudah harus siap pada saat tamu tiba.

 

            Setelah pertemuan tersebut selesai dan dicapai kesepakatan mengenai harga dan kontrak yang diinginkan maka sales akan membuat laporan kepada Director Of  Sales.  Hasil dari pertemuan tersebut akan dituangkan dalam corporate rate, yaitu harga yang telah disepakati dan akan berlaku untuk seluruh tamu dari suatu perusahaan yang menginap di Aston Hotel. Harga setiap corporate rate antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya tidaklah sama. Selain itu, perjanjian tersebut juga dibuatkan dalam suatu contract apabila tamu tersebut menginap lebih dari 1 bulan.

 

Standard Operating Procedures (S.O.P)  – Closing The Deal.

–          Profesional

–          Pergunakan teknik bertelepon yang baik.

–          Mempersiapkan diri untuk negosiasi.

–          Percaya diri dan berpikir positif.

–          Menyapa tamu dengan namanya.

–          Membuat kesimpulan dari semua permintaan tamu dan mengcek kebenarannya.

–          Beritahukan tamu mengenai langkah selanjutnya yang akan diambil.

–          Semua proposal termasuk prosedur pembayaran dan kebijakan pembatalan pesanan dikirim dalam waktu 24 jam dan sudah ditanda tangani oleh sales yang bersangkutan.

–          Setelah semua dokumen terkirim, sales harus menelepon klien yang bersangkutan untuk menanyakan komentarnya.

–          Membuat perubahan yang menyangkut perjanjian kontrak.

–          Mengirimkan konfirmasi kontrak.

–          Menindaklanjuti untuk mengcek kontrak yang sudah dikirim.

–          Satu minggu sebelum tamu menginap, seluruh detail sudah harus dikonfirmasi meliputi : jumlah tamu dalam kamar, tipe kamar, permintaan khusus, waktu kedatangan, transportasi, pengantaran barang, gift, help desk set-up, billing instructions.

Aktifitas Sales Person Pada Sales & Marketing Department | Moch Wahib Dariyadi | 4.5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *