Arti Arsip

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh banyak badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Beberapa pengertian arsip sebagai berikut:

            Menurut kamus umum bahasa indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :

  1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan ( bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan ) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
  2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepantingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu hingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

            Menurut kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mampunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali.

            Pengertian arsip menurut asal katanya, yaitu :

Kata arsip berasal dari bahasa belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo, (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut :

  1. Tempat penyimpana secara teratur bahan – bahan arsip : bahan – bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
  2. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan tersebut.
  3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam Undang – undang No. 7 tahun 1971 pengertian arsip adalah :

  1. Naskah – naskah yang diterima oleh lambaga –  lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan , dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kahidupan kebangsaan.

            Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut : Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mocrofilm, rekaman suara, gambar peta,  bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh siatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan kegiatan perintah yang lain, atau kerena pentingnya informasi ysng terkandung di dalamnya.

            Selain itu Tjie Liang Gie menulis bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

            Dari pengertian diatas dapat diambil keputusan bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah-naskah yang disusun sedemikian rupa sehingga warkat – waekat atau naskah-naskah tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Arti Arsip | Moch Wahib Dariyadi | 4.5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *