Pengertian Filling ( Administrasi Kearsipan )

Kegiatan yang termasuk dalam Administrasi Kearsipan, atau kearsipan, atau filling, adalah kegiatan – kegiatan yang berkenaan dengan:

  • Penerimaan warkat,
  • Pengiriman warkat,
  • Pencatatan warkat,
  • Penyimpanan warkat,
  • Penyingkiran atau penyusutan warkat, dan
  • Pemusnahan warkat yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan.

            Pengertian Administrasi Kearsipan atau kearsipan atau filing dirumuskan dengan berbagai cara. Berikut beberapa pengertian tentang Administrasi Kearsipan (filing) sebagai berikut :

  1. Yang dimaksud Administrasi Kearsipan ( filing ) yaitu penyelenggaraan administrasi / penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalulintas surat-menyurat keluar dan masuk.
  2. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.

            Menurut tiga penulis Buku Dasar-dasar kearsipan ( Mulyono, dkk. 1985:3)  memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut.

Kearsipan adalah taata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:

  1. Penyimpanan ( sorting ),
  2. Penempatan ( placing ), dan
  3. Penemuan kembali.

            Dari tulisan Widjaya (1986) dapat dibaca bahwa Administrasi Kearsipan adalah segenap rangkain perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai penyingkirannya.

            Pekerjaan arsip atau pengurusan arsip yang tidak memperhatikan prosedur penyimpanan dan sistem penemuannya, akan terjadi tumpukan arsip yang tidak dapat digunakan lagi.

            G.R.Tery lewar terjemahan Winardi (1986) mengatakan bahwa pekerjaan filling bukan hanya menyimpan surat-surat / dokumen untuk tujuan disimpan. filling mencakup pula pekerjaan yang menempatkan ( placing ) dan mencari (finding). Menempatkan surat-surat / dokumen pada arsip ( tempat arsip) barulah 50 % dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat diperlukan sama pentingnya.

            Dari defenisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.

            Menurut  Mardiana dan Setiawan (1995;34) megatakan arsip adalah :

            ” Segala kertas, buku, naskah, foto, film, microfilm, rekaman suara, peta, bagan atau dokuman dengan segala penciptaannya yang diterima oleh suatu badan sebagai suatu bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya”.

            Dengan pentingnya rasip yang dikemukakan diatas, maka tidak dapat disangkal bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting dan strategis dalam proses administrasi.

            Menurut Nur Baso bahwa arsip in aktif adalah hasil seleksi dari arsip dinamis aktif dan tetap tersimpan di instansi pemilik arsip yang disentralisasi di unit tata usaha umum ( unit kearsipan ).

Pengertian Filling ( Administrasi Kearsipan ) | Moch Wahib Dariyadi | 4.5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *