Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis

Sistem sesungguhnya mengandung arti sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani ” Systema ” yang mempunyai pengertian :

  1. Suatu keseluruhan yang tersusun yang tersusun dari sekian banyak bagian.
  2. Hubungan yang langsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.

Menurut Campbel ( Tatang M. Amirin, 1989 : 10) bahwa :

”Sistem adalah suatu kebulatan / keseluruhan yang kompleks atau terorganisir , suatu perhimpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan / keseluruhan yang kompleks atau utuh”.

            Selanjutnya pengertian kearsipan menurut Moekijat (1985 : 86), bahwa :

”Kearsipan ( penyusunan dan penyimpanan surat ) merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan, fikiran-fikiran, kontrak-kontrak, saham-saham, dan transaksi lainnya yang harus tersedia apabila harus diperlukan”.

            Selanjutnya menurut Waworuntu (1987 : 107 ), kearsipan dapat didefenisikan sebagai :

”Penyimpanan surat-surat, dokumen-dokumen pada tampat yang askep tabel sesuai dengan yang telah ditetapkan, hingga setiap surat / dokumen bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Kearsipan ini tidak saja meliputi pekerjaan penyimpanan, tetapi mencakup pula pekerjaan menempatkan dan mencari”.

            Jadi seperti yang di ungkapkan pada penjelasan sebelumnya, menempatkan arsip-arsip sesungguhnya baru separoh dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada saat arsip tersebut diperlukan sama pentingnnya. Bahkan untuk mengetes apakah kearsipan sudah baik atau belum, maka bila waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali dokumen yang diperlukan masih banyak, berarti sistem kearsipan tersebut masih kurang baik.

            Dengan demikian kesimpulan yang dapat diambil dari definisi-definisi di atas adalah, bahwa arsip adalah naskah-naskah dalam bentuk apapun diperlukan bagi kepentingan organisasi ataupun perorangan , yang selanjutnya seluruh arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan, itulah yang disebut Arsip Dinamis.

            Arsip dinamis tersebut terdiri atas arsip aktif, yakni yang masih selalu digunakan, dan arsip-arsip in-aktif, yakni yang sudah turun daya penggunaannya, namun masih dibutuhkan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi organisasi yang bersangkutan.

            Dari pengertian diatas dapat dikemukakan ciri-ciri arsip, yaitu kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dengan adanya pengertian ataupun ciri-ciri demikian sebenarnya tadak ada arsip yang dikatakan kurang baik selama memiliki ciri-ciri tersebut. Tetapi apabila tidak memiliki ciri-ciri diatas, maka tidak dapat disebutkaan sebagai arsip, melainkan merupakan kumpulan warkat untuk dibuang atau dimusnahkan.

            Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

  1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
  2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
  3. Murah / Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
  4. Tidak memakan tempat.
  5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan , apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
  6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
  7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
  8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.
  9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan / peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.

            Untuk mengetahui apakah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip tersebut sudah tepat dan lebih efektif, maka bahagian tata usaha kantor PT. PLN (persero) Unit Sektor Tello Makassar mengunakan system pengukuran yang dikemukakan oleh Matthies ( Wilson Nadeak, 1989:62) berdasarkan waktu untuk menemukan arsip yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1)     10 detik                                  : Berarti sangat memuaskan atau kerena    memiliki beberapa arsip saja.

2)     30 detik                                  : Bagus

3)     1 menit                                   : Lumayan

4)     3 Menit                                  : Perlu dibenahi

5)     5 menit/ lebih                        : Apakah anda memang memiliki file ?

6)     10 menit / lebih                    : Berarti hanya menumpuk kertas saja.

            Dengan adanya metode pengukuran terhadap sistem penyusunan arsip tersebut, maka penentuan terhadap penggunaan system dalam penyimpanan arsip dapat lebih terencana dan menyeluruh termasuk peralatan dan perlengkapan arsip. Seperti lemari, laci cabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan, juga kartu kendali, folder, dan sebagainya.

Pengertian Sistem Kearsipan Dinamis | Moch Wahib Dariyadi | 4.5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *