Pentingnya Komunikasi Bagi Seorang Sales Person

            Kemampuan berkomunikasi merupakan sesuatu hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang sales person dalam menjalankan kegiatan sehari-harinya. Seorang sales person harus mengetahui unsur tehnik komunikasi dalam hubungannya dengan penjualan. Yang harus diyakini dalam tehnik menjual adalah dengan mengetahui sifat-sifat needs dan wants-nya manusia secara individu-individu maupun secara berkelompok (masyarakat) berdasarkan human/mass psychology.

            Di Aston Hotel Sudirman, hal pertama yang harus dilakukan oleh seorang sales ketika berhadapan dengan konsumen yang baru pertama kali bersentuhan dengan produk hotel kita adalah dengan mempresentasikan produk dari hotel kita. Pada waktu presentasi ini kita harus memahami betul siapa calon konsumen tersebut, karena dengan memahami calon konsumen ini kita akan dapat dengan mudah memilih cara berkomunikasi yang tepat sehingga calon konsumen tersebut mengerti akan apa yang dipresentasikan.

            Pada saat melakukan presentasi ini, kita harus sudah paham betul dengan keistimewaan dan kekurangan dari produk yang kita tawarkan, karena dengan presentasi  ini  kita  berkomunikasi  secara  persuasif  dengan  prospek / langganan. Melakukan presentasi merupakan suatu tujuan dari apa yang disebut dengan Sales Talk. 

Adapun tujuan dari Sales Talk adalah :

–          Melakukan presentasi produk

–          Melihat keuangan konsumen sehingga apa yang kita tawarkan sesuai dengan budget dari perusahaan tersebut.

–          Membuat produk semenarik mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan menawarkan paket-paket yang sedang berlangsung di hotel, seperti Astonishing Aston, Business Value Package, Holiday Escape Package.

–          Menawarkan solusi atas permasalahan yang sedang dihadapi oleh klien kita, seperti lokasi hotel kita yang bisa dicapai tanpa harus melewati daerah 3 in 1 dan kemudahan pembayaran dengan adanya fasilitas Credit Application sehingga perusahaan mempunyai batas waktu 30 hari untuk menyelesaikan pembayaran.

Untuk mencapai tujuan sales talk maka diperlukan sarana penunjang yang disebut  Sales Kit.

            Sales kit adalah semua alat promosi dan alat/sarana yang berhubungan dengan penjualan, antara lain brosur, folder, selebaran, foto-foto dan fact sheet mengenai produk hotel. Sales kit dapat digunakan kapan saja dalam rangka menyakinkan konsumen. Supaya sasaran lebih tepat maka sales kit perlu dibuat dan disusun secara sistematis agar mengandung prinsip :

–          Mampu bercerita.

–          Membawa pesan.

–          Mudah dicerna oleh konsumen.

            Sales kit yang digunakan oleh sales di Aston Hotel dibuat semenarik mungkin dalam satu folder dan disediakan oleh bagian Public Relation.

            Dalam melakukan presentasi dengan mengunjungi calon klien, area kerja para sales dibagi-bagi oleh manajemen dengan tujuan agar setiap calon klien hanya dikunjungi oleh satu orang sales. Area yang ditentukan terbagi atas daerah Sudirman, Thamrin, Gatot Subroto, Kuningan, Kebayoran, dan daerah industri Bekasi, Cikampek, Cikarang, dan Karawaci. Pembagian area ini juga terbagi lagi atas gedung-gedung yang terdapat di area tersebut.

            Seorang sales tidak boleh memasuki area sales lain tanpa ijin yang bersangkutan. Apabila seorang sales mendapat calon klien baru yang terdapat di area orang lain, sales tersebut wajib memberikan leads tersebut kepada sales yang bertugas di area tersebut begitu juga sebaliknya. Hubungan kerja yang terjadi di sini harus dilandasi dengan profesionalisme dan tenggang rasa yang tinggi agar tidak terjadi benturan dalam bekerja.

            Beberapa faktor penting yang harus dipahami oleh seorang sales pada saat melakukan presentasi adalah :

 

1.   Kredibilitas (Credibility)

Kredibilitas seorang sales sangat dibutuhkan dalam melakukan komunikasi dengan calon kliennya karena dari sini akan terlihat karakter pribadinya sehingga pembicaraannya akan dipercaya oleh calon kliennya sehingga mereka tertarik akan produk yang ditawarkan.

2.   Daya Tarik (Attractiveness)          

Daya tarik seorang sales juga menentukan daya jual dari produk yang ditawarkannya. Calon klien akan mendengarkan apa yang disampaikannya karena ia memiliki daya tarik dalam hal kesamaan, dikenal baik, disukai dan juga dari fisiknya. Hal ini sangat berpengaruh sekali karena kesan pertama (first impression) yang ditampilkan oleh seorang sales akan berdampak terhadap hasil kerjanya dalam menarik calon klien baru.

3.   Kekuatan (Power)

Seorang sales juga harus mempunyai kekuatan yang dipancarkan melalui kepercayaan dirinya yang dapat mempengaruhi orang lain.

            Ketiga hal tersebut akan sangat membantu tugas seorang sales dalam menjalankan tugasnya untuk menawarkan produk hotel kepada calon klien yang baru, dimana dalam hal ini sales akan banyak melakukan komunikasi kepada external guest nya.

            Pada saat melakukan tugasnya untuk menjual kamar, seorang sales harus sering berkoordinasi dengan bagian lain (internal guest) yang terdapat di hotel. Karena ia tidak akan dapat menjual tanpa mengetahui berapa occupancy hotel yang didapatnya dari bagian Reservasi. Bila hal ini terjadi akan mengakibatkan terjadinya keluhan dari tamu karena ia tidak mendapat kamar seperti yang diinginkannya. Oleh karena itu seorang sales harus sudah mengetahui berapa occupancy hari itu sebelum ia menjual kamar kepada calon kliennya. Pendekatan yang simpatik dan tutur kata yang baik akan sangat membantu pada saat ia berhubungan dengan rekan kerjanya sehingga hal ini juga akan memperlancar tugasnya dalam menjual kamar.

            Dalam memenuhi keinginan tamu untuk mendapatkan kenyamanan di dalam kamarnya, seorang sales juga harus banyak berhubungan dengan bagian Housekeeping. Dengan jumlah karyawan terbanyak di hotel, berarti akan banyak juga orang yang dihadapi. Memang sales tersebut hanya akan berhubungan dengan Housekeeping Manager dalam hal ini, karena beliau lah yang akan meneruskan perintah untuk anak buahnya tetapi terkadang terjadi kesalahpahaman dalam pelaksanaannya dikarenakan apa yang diminta tidak tersedia dan karyawan bagian ini tidak melapor kepada sales yang bersangkutan sehingga sales tersebut mendapat keluhan dari tamunya. Untuk masalah penambahan perabot di dalam kamar untuk saat ini tidak dapat dipenuhi oleh bagian Housekeeping dikarenakan jumlah yang tersedia tidak mencukupi dan bagian ini sudah memberikan pemberitahuan kepada setiap sales. Tetapi terkadang masih saja ada tamu yang meminta penambahan perabot ini dikarenakan sudah merasa mendapat janji dari sales nya pada waktu memesan kamar. Hal ini dapat saja terjadi dikarenakan sales tersebut tidak mengerti apa sebenarnya yang diinginkan oleh tamunya sehingga pada saat ia menyanggupi untuk hal tersebut ternyata barang tersebut tidak tersedia di Housekeeping.

            Penyelesaian dari masalah ini adalah tamu tersebut disediakan alternatif barang lain, contohnya : ada tamu yang meminta tambahan lemari untuk menyimpan barangnya karena lemari yang tersedia tidak mencukupi dan tamu tersebut akan tinggal selama 6 bulan sedangkan lemari yang dimaksud tidak tersedia maka akan diganti dengan rak biasa yang tidak memakai pintu. Hal ini memang akan menimbulkan kekecewaan pada tamu tersebut tapi hal tersebut bisa diminimalkan dengan penjelasan yang baik dan permintaan maaf dari sales yang bersangkutan juga dari manajemen hotel.

            Untuk masalah yang menyangkut pembayaran, biasanya sales akan menanyakan kepada booker-nya bagaimana cara pembayarannya pada waktu pemesanan kamar. Bila perusahaan tersebut sudah mempunyai fasilitas kredit di Aston Hotel maka cukup hanya dengan Guarantee Letter saja yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut dan nanti akan dilakukan penagihan oleh bagian accounting. Masalah baru akan terjadi apabila klien baru yang belum mempunyai fasilitas kredit dan telah mengajukan untuk mendapatkan fasilitas tersebut tidak disetujui oleh bagian accounting dengan alasan yang tidak bisa diterima oleh mereka. Sales akan berusaha menjelaskan masalah tersebut dengan menanyakan hal ini pada bagian accounting dan memberikan solusi cara penyelesaiannya kepada kliennya. Biasanya bagian accounting tidak memberikan fasilitas ini dikarenakan perusahaan tersebut masih baru atau tidak mempunyai cukup bank account pada data bank yang terdapat di Credit Application Letter yang sudah diisi oleh perusahaan tersebut. Penyelesaian dari masalah ini adalah sales tersebut akan menyarankan untuk open credit card atau penyelesaian pembayaran dengan jangka waktu seminggu-seminggu untuk tamu-tamu yang menginap lebih dari satu minggu.

            Beberapa masalah yang telah diuraikan di  atas, pasti akan menimbulkan kekecewaan pada tamu yang bersangkutan tetapi hal tersebut dapat diminimalkan oleh seorang sales dengan menerapkan lima karakteristik untuk mengahadapi konflik anatarpribadi tersebut, yaitu :

1.      Keterbukaan.

–          Menyatakan posisi, perasaan dan pikiran secara terbuka, jujur dan langsung tanpa berusaha menyembunyikan obyek yang riil dari hal yang tidak disetujui.

–          Merespon atau bereaksi secara terbuka untuk setiap pesan yang diterima.

–          Mengaku sepenuhnya dan bertanggung jawab atas pikiran dan perasaan sendiri.

–          Memusatkan perhatian pada masalah yang menjadi penyebab konflik serta mampu mengenal dan mendeskripsikan masalah tersebut.

2.      Empati.

–          Menampilkan sikap empati kepada pihak lain.

–          Mensahkan atau membenarkan perasaan atau perilaku pihak lain tanpa harus disertai persetujuan terhadap konflik yang terjadi.

3.      Mendukung (Supportiveness).

–          Mendeskripsikan perilaku orang lain, bukan membuat penilaian mengenai perilakunya.

 

–          Menyatakan dengan spontan, tidak dengan taktik atau strategi tertentu.

–          Menyatakan posisi kita secara tentatif atau sementara waktu. Tampilkan fleksibilitas dan tunjukkan kemauan untuk mengubah pendapat jika ada alasan yang masuk akal.

4.      Positif (Positiveness).

–          Memandang pengalaman konflik di masa lalu secara positif dan tidak digunakan untuk menyerang atau menyakiti pihak lain.

–          Menunjukkan perasaan positif pada pihka lain dan pada hubungannya yang terbina antara dua pihak.

5.      Equality.

–          Memperlakukan orang lain sebagai mitra sejajar.

–          Dalam berkomunikasi bertindak sebagai penyampai dan penerima pesan.

            Dalam hal mengahadapi permasalahan dengan internal guest digunakan Internal Memorandum di mana memo ini sudah harus disetujui oleh General Manager terlebih dahulu. Dengan keluarnya memo ini berarti permasalahan yang terjadi antara sales dengan bagian lain yang menyangkut masalah tamu akan dapat terselesaikan dengan baik dan kesalahpahaman akan dapat dihindari karena sudah terdapat jalan keluar yang telah disetujui oleh General Manager.

Pentingnya Komunikasi Bagi Seorang Sales Person | Moch Wahib Dariyadi | 4.5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *